第一条 为了加强学院的档案工作，提高学院的档案管理水平，充分发挥档案在学院建设及发展中的作用，根据《广东外语外贸大学档案管理办法》，结合学院实际情况，制定本规定。

第二条 学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学院档案。

第三条  学院档案实行学院和系分级管理的办法，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条  学院档案按照2003年本科教学评估时制定的档案目录进行分类、编号和排列。

第五条 档案工作由院长领导，院办公室主任、教务、科研、行政秘书和系、学生工作办公室有关人员兼职管理，全院师生有责任和义务提交有关材料。

第六条  档案管理人员负责档案的收集、整理、归档，每学期结束后按归类要求入档。

第七条  归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第八条  对已超出保管期限和已失去保存价值的档案由档案管理人员拟出清单，报学院党政联席会议审议批准后予以注销。对拟注销的档案存在疑问，应征询学校有关部门意见。未经学院党政联席会议签定和批准，不得销毁任何档案。

第九条  本院教职工因工作需要和有正当的理由，按规定办理有关手续后，可在办公室调阅属控制范围档案。外单位人员借阅档案，应持介绍信和有效证件，经学院领导批准。

第十条  本规定经2007年6月11日院务会议讨论、党政联席会议审议通过，自2007年6月12日起施行。

第十一条  本规定由东方语言文化学院办公室负责解释。