为促进我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《广东外语外贸大学公文处理办法》，结合我院实际情况，制定本规定。

一、总则

1．公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2．公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

3．公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关的规定。

4．学院办公室是学院公文处理的管理部门，负责学院的公文处理工作。

二、 发文办理

5．发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。

6．学院的文件一般由学院领导或学院办公室草拟，内容属于各系工作的，由各系负责草拟。

7．公文送院领导签发前，学院办公室负责人应先进行审核。由各系草拟的公文， 系主任应先进行审核。

8．公文正式印制前，学院办公室主任应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

9．公文签发后，统一由学院办公室安排印制，印制后统一由学院办公室分发。公文原稿由学院办公室集中存档。

三、 收文办理

10．收文办理，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

11．对收到的公文，学院办公室做好签收、登记、编号、审核后应当及时提出拟办意见并送院领导批示或者交有关人员办理

12．承办人员收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

13．审批公文时，对有具体工作事项的，审批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

14．送院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

四、 公文归档

15．文办理完毕后，应当及时整理存档。个人不得保存应当归档的公文。

16．归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。

五、 公文管理

17．公文由学院办公室统一收发、用印、归档和销毁。

18．上级机关的公文，绝密级和注明不准翻印的，禁止翻印和外传。

19．不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并报院领导批准，可以销毁。

20．工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

六、 附则

21．本规定经2007年6月11日院务会议讨论、党政联席会议审议通过，自2007年6月12日起施行。

22．本规定由东方语言文化学院办公室负责解释。