东方语言文化学院办公室职能与各岗位工作职责 [2015-03-23]



一、职能

学院办公室是在院长和书记的领导下,贯彻执行学校和有关部门的文件、决定,负责处理学院教学、科研和行政管理日常工作,并提供后勤保障服务,发挥承上启下、内外联系、协调关系等功能的机构。

二、各岗位工作职责

(一)办公室主任

1.负责办公室全面工作;学习贯彻党的路线、方针、政策和上级领导机关的指示、决定;搞好调查研究,为院领导决策提供依据,当好参谋。

2.做好学院的工作计划、总结、请示、报告、决定、规章制度等文件的草拟,发布通知、通告、公示等。

3.负责上级和校内文件、通知的收发、处理与贯彻实施,督办有关数据、报表的收集、报送,做好各类文件、资料的收集、整理、存档工作。

4.负责本单位的会议安排、会议记录,做好职工会议考勤记录,并检查会议精神贯彻执行情况。

5.掌管学院的行政公章,负责出具有关证明、介绍信,做好各类需要盖章的材料的审核工作。

6.负责接待、处理各类来访、来信、来电并分别情况向有关领导或部门汇报;负责接待上级机关和兄弟院校领导来学院的参观、访问等活动。

7.协助做好学院的卫生、安全保卫、防火、计划生育工作及教职工、学生突发事件的处理工作。

8.协助做好辅修课程安排、收款工作,做好辅修工作量酬金计算和教工的每月考勤报表工作。

9.做好教职工教材领用、资料印刷审核、签批工作。

10.完成院领导临时交办的其他工作任务。

(二)秘书1(负责教学管理工作)

1.协助学院领导做好教学行政及学籍管理工作。

2.负责学校校历的领发及教材的征订工作。

3.负责《学生证》注册、《学籍表》填写、《课程表》安排和《学生名单》发放工作。

4.负责日常教学活动的协调和管理,做好本学院各类课程及其课室的安排,每天检查上课情况,及时将调课、停课、补课安排通知有关教师及学生。

5.负责审核、报送学生辅修和申请报读“4+1”双学位班的名单。

6.协助教务处考务科做好省教育厅及国家教育部组织的各类统考统测工作,包括报名、收费、审核考生名单、落实监考人员、布置考场等

7.负责统计本学院教师工作量和教师在岗人数并送教务处审核。

8.负责做好本学院学生的考试组织、考试成绩的登记、统计、保存、打印、核对等的管理和上报,以及学生的补考、缓考、重修、升留降级的手续报批工作。

9.负责本学院学生学籍管理工作,抓好学生的考勤、学籍文档管理及学生的毕业资格、学位授予报批工作;及时检查、汇总学生的考勤情况,并定期向领导汇报及向辅导员通报,协助办理毕业生离校有关工作,整理、保管教学工作档案和学生的业务档案。

10.协助学院领导做好本学院与教学有关的管理工作,完成学院领导和院办主任临时交办的其他任务。

(三)秘书2(负责行政工作)

1.负责学院教职工资料的复印、印刷和有关资料送交印刷厂等工作。

2.兼任学院的财务出纳工作,负责向学院领导提供与教职工福利有关的各类数据和信息。

3.负责学生寒暑假车船票的预订服务工作。

4.负责学院教学、办公用品、文具的领用、采购、保管和发放工作,严格执行学院的有关复印、印刷和领纸等规定,发现问题及时向学院领导报告。

5.负责学院行政事务、各教研室设备维护保养和外出办事等勤杂工作。

6.负责做好计划外学生的交费、结算及学生外出实习费的管理工作,协助学院领导做好学院的创收管理和分配工作。

7.负责对本院教职工课酬、补贴的核算和按时发放工作。

8.严格执行学校有关财会管理制度、学院的创收分配方案和有关财务方面的管理规定,负责学院每学期每月的收支预、结算工作,监督本单位经费使用情况和协助教职工做好财务报销工作。

9.负责做好本学院会计、出纳帐的管理,接受学院教职工对学院各类帐目的查询,配合做好学校的财务大检查等工作。

10.协助做好学院的行政和教学日常管理工作,完成学院领导和院办主任临时交办的其他工作。

(四)教辅员1(负责科研、研究生日常管理工作)

科研工作:

1.协助学院主管领导做好有关科研的各项日常管理工作。

2.负责将科研处的有关文件及时通知到学院主管领导和各位教师。

3.每学期末负责收集学院各位教师的科研成果,按科研处要求对本学院教师的科研成果进行登记、原件检验、分数核算等,并将科研成果原件、复印件、证明材料等按要求整理装袋(每人一袋)连同“核算材料一、二”及电子版送交科研处。

4.协助学院办公室做好学生辅修管理工作,完成学院各级领导交给的其它工作任务。

研究生工作:

1.协助学院主管领导做好研究生日常教学、行政及学生学籍管理工作;负责核算上报硕士生、博士生导师的工作量。

2.协助学院主管领导做好研究生的课程安排,向有关教师和研究生发放各学期的课程表并落实开学、上课等情况;学期末负责向各研究生导师催交学生成绩(含学生小论文和教师评分标准),开学初将成绩整理报送到学校研究生部。

3.负责将学校研究生部的有关文件及时通知到主管领导,通知研究生参加有关各项学术讲座和学术活动。

4.负责接收研究生申请调剂的材料并及时转交有关主管领导;负责对报读研修班学生资格的初步审核,受理同等学历申请硕士学位的有关手续;协助学校研究生部和学院主管领导做好高师班的招生入学、学籍管理和毕业等相关工作事项。

5.协助院主管领导做好研究生的开题报告、中期报告和学位论文答辩的安排准备工作。

6.协助学校研究生部和学院主管领导做好研究生的毕业审核工作,并为毕业生提供有关的指导与服务。

7.做好与上述工作有关的各类文件收发、分类存档保管工作。

(五)教辅员2(负责图书、电教资料管理工作)

1.负责学院电教设备的借还手续和教师教学有关转录工作。

2.负责学院各类设备、设施及固定资产管理,做到资产管理帐、物、卡相符,保证所借出的设备正常回收和陈旧设备的报废、更新工作。

3.负责办理教师、学生借阅图书、资料的各种手续和有关管理工作,严格执行《东方语言文化学院资料室管理条例》,对违反《条例》的师生要及时批评教育,并向有关领导汇报。

4.爱护图书、音像资料,负责搞好图书室、阅览室的清洁卫生。

5.负责图书资料的电脑进库登记及其分类、编目、入录和过期刊物的整理、装订工作;每月定期清点图书、资料,及时查明遗失资料的原因并不断改进管理、服务工作。

6.配合学院领导做好各语种的图书、音像资料的收集、整理、更新工作,负责图书、音像资料室、阅览室的安全、防火工作。

负责征订学院邮件和报刊、杂志,做好报刊、信件等的收发工作。

8.完成学院领导及院办主任临时交办的其他工作。

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